Grundeinstellungen - Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung werden alle Nutzer im jeweiligen Automanagerkürzel / Standort verwaltet. Nutzer können im Rahmen des genutzten Automanagerpaketes selbständig angelegt werden, auch die Pflege und Löschung von Nutzern erfolgt selbständig.
Benutzer haben Zugriff auf diesen Bereich, um selbständig Änderungen an Ihren Kontaktdaten vornehmen oder z.B. Abwesenheiten eintragen zu können. Der Zugriff auf kritische Einstellungen (wie Zuweisung von Anfragen / Vorgesetzteneinstellungen etc. wird durch Rechte gesteuert und wird üblicherweise von Vorgesetzten verwaltet.
Übersicht
In der Übersicht der Benutzerverwaltung sind alle Nutzer mit Benutzername, Vor- und Nachname, Rechtegruppe(n) sowie dem Zeitpunkt des letzten Logins genannt.
Benutzer können neu angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden.
Hinweis:
- Bei aktivierter GruppenApp werden hier alle verknüpften Standorte und alle Nutzer gezeigt.
- Nutzer ohne das Recht andere Nutzer zu bearbeiten gelangen nicht in diesen Bereich, sondern direkt in die Bearbeitung der eigenen Benutzerdaten.
- Bei ausgeschöpftem Nutzerkontingent kann kein neuer Nutzer angelegt werden. Über den Upgrade Link kann bei entsprechenden Rechten direkt in die Bestellstrecke abgesprungen werden - hier ist das nächsthöhere Nutzerpaket vorausgewählt.
Nutzeranlage
Bei Anlage eines Benutzer werden Kerndaten des neuen Benutzers eingetragen. Folgende Felder sollten mindestens ausgefüllt sein:
- Benutzername (frei wählbar soweit noch nicht vergeben)
- E-Mail-Adresse
- Name
- Vorname
- Vorgesetzter
- Rechtegruppe
Bei Speicherung erhält der neue Nutzer automatisch eine E-Mail mit initialen Zugangsinformationen, die nach Setzung eines Passwortes ein Einloggen ermöglichen. Nutzerseitig sollten dann die Daten vervollständigt werden.
Benutzerdaten Teil 1
Im ersten Teil der Benutzerdaten werden die persönlichen Daten des Benutzers hinterlegt.
Hinweise:
- Der Benutzername wird zum Login verwendet und kann nur einmal im System verwendet werden.
- Eine E-Mail-Adresse kann bei mehreren Benutzern hinterlegt sein.
- Die Kontaktdaten sollen unbedingt von jedem Nutzer selbständig aktuell gehalten werden, da diese ggf. in der Außenkommunikation per LMS Template / Autoresponder oder in Drucksachen Verwendung finden.
Benutzerdaten Teil 2
Im zweiten Teil der Benutzerdaten werden Daten festgelegt, die ebenfalls in der Außenkommunikation verwendet werden bzw. die für Eskalationen und Nutzungsrechte relevant sind.
Hinweise:
- Mit der Zweifaktor Authentifizierung erhält der Nutzer beim Login in den Automanager einen Code per E-Mail. Dieser muss eingetragen werden, damit der Nutzer Zugriff erhält.
- Der Vorgesetzte wird durch die Hinterlegung beim Nutzer in die Eskalationskette bei Leads eingebunden. Der eingetragene Vorgesetzte hat Zugriff auf die Leads des Nutzers und erhält bei Überschreiten der festgelegten Zeiten eine Benachrichtigung.
E-Mail Signatur
In der E-Mail-Signatur kann der Nutzer seine eigene Signatur hinterlegen, die bei sämtlicher Kommunikation aus dem Automanager LMS heraus Anwendung findet.
Hinweis:
- Es ist nicht notwendig, dass rechtliche Angaben zur Firma die bereit im LMS Template hinterlegt sind hier erneut eingetragen werden.
Persönliche Programmeinstellungen
In den persönlichen Programmeinstellungen können Nutzer die Startanzeige des Automanager, grundsätzliche Einstellungen der Fahrzeugansicht sowie Präferenzen für die erweiterte Suche festlegen.
Abwesenheitsliste
In der Abwesenheitsliste kann ein Nutzer Abwesenheiten festlegen bzw. eingetragene Abwesenheiten der vergangenen zwei Jahre einsehen. Innerhalb von eingetragenen Abwesenheitszeiten erhält der Nutzer keine neuen Leads.
Hinweise:
- Es ist nicht notwendig, allgemeine Schließtage hier ebenfalls einzutragen.
- Zugeordnete Leads und Antworten auf bestehende Leads verbleiben auch bei eingetragener Abwesenheit beim Nutzer.
- Auch Eskalationen laufen während Abwesenheiten weiter. Es empfiehlt sich daher dringend, Stellvertreter zu hinterlegen.
- Wenn eine Abwesenheit eingetragen wird, der entsprechende Nutzer aber der letzte verbliebene Nutzer (oder der definierte Fallback Benutzer) ist, kommt eine Warnmeldung:
LMS Anfragen
Im Bereich LMS Anfragen wird definiert, ob ein Nutzer automatisch neue Anfragen erhalten soll oder ob nur eine Zuweisung möglich ist.
Hinweis:
- Bitte beachten Sie die Einstellungen / Hinweise zur LMS Konfiguration und den LMS Grundeinstellungen.
LMS Verteilergruppen
Bei vorhandenen LMS Verteilergruppen können Benutzer Anfragen von definierten Verteilergruppen erhalten. Die Verteilergruppen aus denen der Benutzer Anfragen erhalten soll, stehen im rechten Bereich.
LMS Stellvertreter
Eingetragene LMS Stellvertreter haben - unabhängig von Vorgesetzteneinstellungen oder sonstigen Rechten - Zugriff auf die Leads des jeweiligen Nutzers.
Hinweise:
- Stellvertreter haben - so lange sie hier eingetragen sind - Zugriffsrecht, auch bei Anwesenheit des Benutzers.
- Ein Stellvertreter erhält nicht die Rechte der vertretenen Person
- Auch die Verteilung von Anfragen wird nicht an den Stellvertreter umgeleitet
- Es sind mehrere Stellvertreter möglich.
Zu benachrichtigende Benutzer
Es können Benutzer definiert werden, die eine Benachrichtigung bei neuen Anfragen für den Nutzer erhalten sollen.
Hinweise:
- Es empfiehlt sich, diese Option nur bei Abwesenheit zu setzen, da ansonsten die eingetragenen Benutzer Informationen über Vorgänge erhalten bei denen sie nicht tätig werden müssen.
- Bei Abwesenheit ist eine simultane Eintragung von Vertreter und zu benachrichtigendem Benutzer zu empfehlen.
LMS E-Mail Benachrichtigungen
Nutzer können für sich selber definieren, über welche Art von Vorgängen sie per E-Mail bzw. per Browserbenachrichtigung informiert werden möchten.
Hinweis:
- Bei Abschaltung der Benachrichtigungen muss ein Nutzer den Bereich des LMS bzw. den Status seiner Anfragen / der Eskalationen proaktiv beobachten, um reagieren zu können.
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